まずJIRAって何って感じではないだろうか。
私だって最初はそう思っていた。
でも、どんなものだって最初があるし、これを使いこなせたらいろいろと便利そうである。
ここでは私なりの理解で話をするので、もし万一、詳しい方がいたら、細かい突込みは勘弁して頂きたい。
【JIRAとは】物事の課題や進捗状況を管理するツール
Atlassian という会社が出している課題管理ツールである。
お世辞にもMicroSoftのエクセルとか、Twitter社のTwitter みたいなメジャーなものではない。
通常はSWの開発進行管理に使用する事が主な用途らしいが、まあ色々なプロジェクト管理に使える。
例を挙げれば、何かいくつかのやるべき仕事があるとする。
例えば、材料を仕入れて、正しいかどうかチェックして、組み立てて、検査して、出荷する。
多分、通常の場合には、これらは当たり前の事として流動している。
それを、Aという商品を購入するというプロジェクトを親として、その下に、受注→材料の見積・購入→材料の入荷・検査→組み立て→出荷前検査→出荷・納品→金銭の受領
という、一連の作業をそれぞれチケットとして設定するのだ。
商品Aの購入
１、受注
２、材料見積・購入
３、材料の入荷・検査
４、組み立て
５、出荷前検査
６、出荷・納品
７、金銭の受領・管理
上記が完了している事を一つづつ状況を把握していく。
ただ、それぞれの項目毎に、関係者と共有してやり取りが行われるというのが独特だ。
それぞれの作業についてブログの記事があるような感じ。
この一つあたりの作業の事をチケットと言うのだ。
それを皆で共有してコメントを付けていくイメージ。
【どんな利点があるのか】物事を着実に進行させるためのモチベーションになったり色々
一体、そんな物事を細かくするのにどんな利点があるのだと思われるかもしれない。
でも、例えば、この商品がAからZまで26種類あったらどうだろう。
これらのプロジェクトを同時に管理していかなければならない。
もしかしたらそれでもエクセルでいいじゃんと思われるかもしれない。
ただ、それらが完了したかもいまいちわからない。
商品Eは出荷され金銭の振り込みは完了しているのだろうか。
商品Rの状況が今どんな状態か、誰に聞けばよいのかもよいか分からない。
想像してみて欲しい、エクセルでどこまでできるだろう。
それも複数の人間で共有するのだ。
その様な事を現在時点でやり取りし、ステータスを変更、現時点での状況を常に把握するのが、これである。
関係するファイルとかリンクを張ったりもできる。
優先度とか完了納期を設定して分析したりする。個人では使う事も限られるかもしれないが。
企業では大規模なプロジェクトの場合、数万というこの作業チケットが同時進行する。
関連するこのチケットをグループ毎に検索して取り扱ったりする。
【Confluenceとは】情報の共有化の為のツール。ブログの超高度版みたいなもんか
一方、Conflence
これも、同じベンダーが提供しているサービスであり、情報の共有ツールである。
簡単に言えばブログの企業版か。
ただし、企業で使う場合にはすごく高い金をとるだけの事はあり、やれる事が一味違う。
まずは共有するべきプラットホームを作成し必要情報とリンク、上記のJIRAと連携して必要な情報を一目で認識できるように設定したりする事が出来る。
また、このページは更に子ページ、孫ページを作成しそれぞれにファイルを添付する事が出来る。
その添付ファイルがいつどのように誰が更新し、更にアップロードしたり、エクセルやパワポ内容の表示。結果として情報の共有、理解が容易くなる。
以前なら、ファイルフォルダにエクセルを入れて、メールで関係者に共有していた。
大体はうまくいかない。
メールでの展開は読まれないし、ファイルの内容の重要性は開くまで分からないし。
問題を挙げればいくらでもある。
これが、ページに行けば必要な情報があるとなればどうだろう。
おまけに頻繁に更新されている。
必要なら添付ファイルや必要情報にアクセスできるリンク先の記入がある。
私はこれらの更新を行うという作業がこれからの設計者やプロジェクトマネージャーの主な仕事になると思っている。
今のプロジェクトマネージャーの主な仕事は会議、調整、日程等のステータス確認。
でも、将来のプロジェクトマネージャーはウェブサイトの更新とシステムの改良。
まあ、まだまだ先の話だろうが。
【個人や少人数で使う場合】無料で使えます。限定機能だけどまず問題ないです
通常の製品はたくさんの人が使えば使うほど、その分サービスで割引が発生する。
この製品の面白い所は、10人以下の少人グループや個人で使用する場合には機能は制限されるが無料である。
でも、最近は、MicroSoft Officeも個人で使う場合はWeb無料版もあるか。
そう考えれば普通のことかもしれない。
今、エクセルを使用しており、色々な悩みがある場合には、この辺りの物を検討してみればいいと思う。
これは、個人商店にもつながる事がある。
それぞれの製品進行状況をスケジュールやステータスで把握する事が出来るし、納品時期を忘れていたとか、誰か一人しか分からないという状態が減るだろう。
もっとも、慣れるまでは相当な苦労がある事と思うが。
私は、これを人生の改善ツールとして使えないかと考えて個人アカウントを作ってみた。
Atlassian | ソフトウェア開発およびコラボレーションツール
本来は企業家を対象としているのだろうが別に文句を言われることはないだろう。
やることリストというプロジェクトには、私のバケットリストの項目が並んでいる。
項目のリストはこんな感じ。
完了したものは消えてしまうのが少し嫌だが設定次第ではないだろうか。
上記では完了しているものもとりあえず、ステータスを進行中にして残している。
このチケットには種類がいくつか設定でき、実現させたい項目をタスクで設定しているが、その下にサブタスクを設定する事が出来る。
試しに、FP２級資格を取るという項目をタスクにしているが、この下に、「教科書を一度読み込む」「問題集をやり切る」というサブタスクを作ってみた。
そしてそれぞれに期限を設定している。
実現させたい項目を具体的に遂行する為の戦略を記載するのだ。
さすがにこんなことをしている人は少ないのではとちょっと思った。
【まとめ】
この様なツールは最初は抵抗あるが、エクセルだって個人で使用する事は多い。
寧ろ、家庭の奥様がこの様なツールを普通に使いこなすという時代も来るのではないか。
子供達と学校の状況とかを共有するのだ。
教科毎に状況とか学習の進行状況、それにイベントをこれでやり取りする。
慣れてくれば非常に便利なツールである。
未だにツイッターも使っていない私が言う事ではないかもだけれど。
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